FORUM SIRIUS 2024
Au Grand R - La Roche-sur-Yon
La Roche-sur-Yon 2024
Un Forum de compétition
Grâce à vous, le Forum Sirius 2024 a gagné la meilleure des médailles : celle de réussir à perpétuer des rencontres toujours aussi conviviales des utilisateurs de la solution de billetterie Sirius !
Placée sous le signe des Jeux 2024, ce Forum qui s’est déroulé les 11 et 12 mars, a vu s’affronter durant deux jours enthousiasme, curiosité et bonne humeur pour constituer le meilleur des matchs où didactisme, convivialité et humour sont, comme à l’école des fans, tous sortis vainqueurs.
Merci
Une équipe en or
Un grand merci à nos partenaires, le Grand R Scène Nationale de la Roche-sur-Yon , pour votre accueil, votre organisation, la mise à disposition de vos espaces, Théâtre Municipal et Grand R, et l’accompagnement de vos équipes, de la billetterie à la direction, en passant par la technique : champions !!
Dédicace à Julie Evain, notre interlocutrice de choc dans l’accompagnement de l’aube (9h, c’est pas l’aube dans le secteur culturel ? ) à pas d’heure et artisane engagée de cette rencontre à l’Ouest.
Coucou et merci à William et Nathalie de la billetterie qui donnent envie d’être spectateurs au Grand R pour le plaisir d’être accueillis par eux.
Merci à Camille Gibrat, André Fabien et Florence Faivre respectivement secrétaire générale, administrateur et directrice d’avoir accueilli le Forum Sirius au sein de votre structure dynamique, dont une des originalités est d’héberger un pôle littérature unique en France.
Structures participantes
Délégations médaillées
Un grand merci enfin à tous nos participants, responsables billetteries, secrétaires générales, RP, comm’, comptables… venus des quatre coins de la France, d’Ajaccio à Antibes, de Biarritz à Béthune, de Tarbes à Toulouse, de Vienne à Villeneuve d’Ascq…
Nous avons été contents de retrouver ceux que nous connaissions déjà, ravis de rencontrer de nouveaux utilisateurs anciennement ou récemment équipés de Sirius, et nous espérons que vous avez vous-mêmes eu plaisir à échanger auprès de vos homologues de même métier.
Voici pour tous les siriusiens, un récap de ces deux journées du Forum Sirius 2024 sous le ciel yonnais !
Lundi Réunion plénière
Forum Sirius présente...
La réunion plénière du lundi est généralement l’occasion pour nos équipes de se présenter et également, de présenter aux participants les développements récents destinés à améliorer leur utilisation de Sirius.
Cette année, le sujet majeur et inédit de cette journée était la présentation de la future interface de Sirius nommée Zéphyr.
Bienvenue au 25ème Forum Sirius
Henri Truphème adresse un message de bienvenue aux participants, se présente et présente Laurent Deprecq, papa de Sirius : tous deux sont co-dirigeants de la société Forum Sirius. (depuis 1995 pour Laurent Deprecq – Forum Sirius s’appelait alors Alcion, depuis 2010 pour Henri Truphème).
Cette année, c’est le 25ème Forum Sirius : il accueille 43 structures et 80 participants, des métiers du spectacle vivant, venus de toute la France.
L’intervention d’Henri permet de rappeler brièvement quelles tendances ont pu être observées.
En l’occurrence, on continue d’observer la progression d’une digitalisation de la billetterie. Pour preuve, la constance des commandes de terminaux de contrôle d’accès. Voir à ce sujet matinée studieuse 2 qui consacre une partie à ce sujet.
Henri Truphème profite également de cette réunion pour rappeler l’obligation pour les structures de déclarer leurs données de billetterie sur SIBIL – Système d’Information sur la Billetterie. Cette déclaration peut se faire depuis Sirius, une interface entre SIBIL et Sirius ayant été créée depuis 2015.
Camille Gibrat et Julie Evain
Camille Gibrat, secrétaire générale du Grand R, souhaite la bienvenue aux participants et salue le projet enfin concrétisé d’accueillir le Forum Sirius.
Sirius équipe le grand R depuis la saison 17/18.
Le Grand R est une scène dynamique, de création et de résidence qui se déploie principalement sur trois lieux : le Théâtre Municipal avec sa salle à l’italienne où se déroule la présente réunion, le Manège, du nom d’un ancien manège à chevaux (c’est là que les « matinées studieuses » auront lieu le lendemain ), et la Maison Gueffier, qui participe d’une des originalités du Grand R. En effet, le Grand R, héberge un pôle Littérature unique en France, en organisant de riches échanges entre auteurs, autrices et public.
Camille Gibrat termine son intervention sur la vidéo de présentation de saison 23/24 du Grand R.
Julie Evain, responsable accueil et billetterie du Grand R, qui nous a accompagné efficacement et chaleureusement dans l’organisation de ce Forum vendéen, a invité l’assemblée, après la réunion, à une déambulation en ville et à une visite de la scène musicale de la Roche-sur-Yon : le Quai M.
Trois lieux représentatifs du Grand R
MC JC
JC, notre coordinateur des développement est aussi maître de cérémonie à ses heures.
Pour inaugurer ce 25ème Forum et unique Forum jamais placé sous le signe des Jeux 2024, une brève présentation animée en mode cérémonie d’ouverture est lancée, avec une conception toute siriusienne de la flamme olympique.
JC présente les membres de l’équipe Sirius, chacun d’eux pouvant être représenté par un sport, olympique ou non.
Cette année, l’équipe s’est enrichie d’un nouveau membre, Tom, ex-utilisateur confirmé de Sirius – il était en effet responsable billetterie à Anthea théâtre d’Antibes, est également un développeur de choc.
Les développements disponibles après le Forum
Une partie de la réunion concerne une présentation de nouvelles fonctionnalités.
Les fonctionnalités suivantes seront disponibles dans les semaines qui suivent le Forum.
Néanmoins, attendre – pas longtemps – la mise en ligne des documentations correspondantes peut être utile.
Maia la belle
Les codes promo
Ce nouveau module intégré à Sirius permet à tous les utilisateurs de proposer facilement des tarifs préférentiels en ligne, qui s’appliquent par la saisie d’un code promo.
L’idée est qu’un tarif promotionnel caché remplace le tarif proposé dans le panier si le code promo saisi par l’internaute est exact.
Les mails de rappel automatique
Les coulisses de la vente en ligne permettront de définir un mail de rappel automatique.
Celui-ci pourra être programmé pour être envoyé aux spectateurs d’une séance donnée.
L’emailing automatique se fera à J moins 3, J moins 2 ou J moins 1.
Différents gabarits, en fonction du type de public peuvent être définis.
Dépôt de justificatifs en ligne
Lors d’un achat en ligne, la proposition de certains tarifs peut faire l’objet d’une demande de vérification par le théâtre.
Pour faciliter le travail souvent long de récolte de documents justificatifs, on peut proposer aux internautes de déposer un document (une image, un document pdf…) directement depuis le site, lors de son achat en ligne.
Ce document peut ensuite être consulté et validé ou non par le théâtre.
Crash-test
Il ne s’agit pas d’une fonctionnalité de Sirius.
Le crash-test est un test de charge grandeur nature permettant de simuler une grosse ouverture.
La date pour ce test vous sera indiquée par mail.
ZEPHYR
Une interface nommée Zéphyr
La 2ème partie de la réunion a été consacrée à présenter pour la toute première fois la future interface de Sirius nommée Zéphyr.
Le terme Zéphyr, dans son acception littéraire correspond à un « vent doux et agréable, brise légère. »
Zéphyr est donc la version plus légère, plus intuitive, plus dynamique et plus esthétique de Sirius.
Et surtout, elle est Full Web (« plein Internet ») : vous accédez désormais à la puissance de Sirius de n’importe où, depuis n’importe quel PC ou MAC à l’aide d’un simple navigateur web.
Zéphyr conserve en ligne ce qui fait un des atouts de Sirius : le multi-fenêtrage.
Pour introduire la présentation de Zéphyr, nous n’avons pas résisté à l’idée de diffuser cette pub datant de 2018 et qui s’appelait « Vous aussi vous étiez moche dans les années 90 » !
L’auto-dérision aussi nous fait progresser 🙂
GENESE ET HORIZON
Pourquoi Zéphyr ?
Le développement de Zéphyr répond à plusieurs constats :
- La demande est de plus en plus courante de e part des structures de se doter d’un logiciel sans installation préalable et accessible à l’aide d’une simple connexion Internet.
- Certains personnels du théâtre sont souvent en déplacement, et de plus en plus fréquemment en télétravail
- Des utilisateurs parfois novices, ou des personnes amenées à remplacer au pied levé des utilisateurs habituels de billetterie , se retrouvent à utiliser Sirius sans y avoir vraiment été formés
- Un besoin pour le logiciel de se conformer aux codes de l’informatique et du web moderne (barre de recherche dynamique, sélection simplifiée, clic droit…)
- Une esthétique un brin désuète et une envie générale de renouveau
- L’effet « tête dans le guidon »: Sirius s’est consacré à se doter d’une vente en ligne et d’un back-office performants, cette priorité a quelque peu relégué au second plan les développements liés à la solution « Sirius guichet » où les fonctionnalités ont continué à être développées au détriment de la refonte générale.
Quand ?
La disponibilité de la solution de Zéphyr tout en ligne est actuellement programmée pour l’horizon 2025.
Néanmoins, il nous paraissait important de développer Zéphyr en prenant soin de sa compatibilité pour les utilisateurs actuels de Sirius au guichet.
L’idée est que l’esthétique et les premières grilles déjà fonctionnelles de Zéphyr seront rapidement disponibles dans le logiciel Sirius. Pour cela il faudra juste utiliser une certaine version de Sirius.
Cette volonté de mise à disposition des premières grilles de Zéphyr dans Sirius répond au besoin de nos équipes de récompenser votre fidélité et votre patience, en vous offrant le renouveau que vous méritez et auquel vous contribuez par de multiples manières.
Comment ?
5 membres de l’équipe Sirius sont actuellement dévoués à imaginer, moderniser et faire progresser les fonctionnalités des autres grilles de Sirius.
Laurent Deprecq, notre développeur en chef et papa de Sirius est l’initiateur toujours aussi passionné de ce projet ambitieux.
Il est épaulé par Emmanuel, notre autre développeur de talent ainsi que par Tom, JC et Mai-Hien.
Tom est venu dès septembre 2023 enrichir notre équipe de développement. Anciennement super utilisateur de Sirius au sein du théâtre Anthéa à Antibes, Tom a également, pour notre plus grande chance, une formation de développeur spécialisé dans les interfaces.
En plus de ce travail d’équipe, la mise en place de micro-réunions avec des utilisateurs Sirius est prévue. En effet, comme pour l’interface de vente en ligne qui avait bénéficié de ce type d’ateliers de travail et de réflexion, Zéphyr se veut, comme Sirius, toujours aussi proche des préoccupations des acteurs du spectacle vivant.
Enfin, pour ceux que cela intéresse, un schéma technique de l’architecture de la constellation Sirius – comprenant Belenos, Orion et qui intégrera Zéphyr – a été réalisé et disponible sur demande.
Découvrir Zéphyr en vidéo
Notez que toutes les présentations de Zéphyr durant le Forum, dans cette vidéo ou dans ce compte-rendu correspondent à un état des lieux des développements de cette nouvelle interface en mars 2024.
Les éléments graphiques et les fonctions sont en cours de construction et peuvent encore fortement évoluer.
Ecran d'accueil
Zéphyr sera doté d’un écran d’accueil, affiché après l’identification de l’utilisateur. Il comprend :
- Liste des contextes accessibles
- Des icônes viendront remplacer certains signes distinctifs des contextes – exemple contexte partagé, contexte préféré…
- Une zone de « Messagerie Billetterie » permet d’échanger une information importante. On prévoit que cette information puisse être accessible en fonction de droits des utilisateurs
- Une zone d’alertes déclenchées automatiquement en fonction de dates de relances programmées dans Sirius au niveau du fichier ou des commandes par exemple
- Alertes et messages restent accessibles un fois entré dans Zéphyr
Le calendrier selon Zéphyr
Le calendrier Zéphyr est actuellement l’outil dont le développement est le plus abouti.
Il contient la majorité des attributs qui se retrouveront aussi dans d’autres grilles :
- Une barre de recherche dynamique multi-critères
- La possibilité de trier l’affichage selon n’importe quelle colonne, en cliquant simplement dessus
- Une présentation plus aérée
- La possibilité d’avoir plusieurs onglets détachables dans une fenêtre de calendrier pour économiser de la place et passer plus simplement d’un calendrier à un autre
- La sélection des spectacles par la touche ctrl ou MAJ
- Le clic droit, en plus des icônes des actions réalisables sur la sélection, affiche clairement les options proposées
- Le filtrage des séances se fait via un panneau latéral qui laisse voir dynamiquement le résultat du filtre
- L’accès rapide aux anciennes séances par une nouvelle icône
- Un affichage des séances via un éphéméride
- Et beaucoup d’autres fonctionnalités, l’essayer c’est l’adopter…
La liste des commandes
- L’accès à la liste des commandes se fait de manière intuitive depuis le calendrier (choix soit la séance, soit les N séances actuellement sélectionnées, soit le calendrier)
- Barre de recherche dynamique multi-critères
- La recherche des commandes peut se faire sur la base de n’importe quelle information de la commande mais également de la fiche client ou du paramétrage
- Recherche rapide des commande en fonction de leur état : billets à éditer, commandes à régler, commandes web
- Tri des commandes selon les colonnes disponibles : nom, raison sociale, n° de commande, filière formulaire
- Ajout possible de colonnes : mail, tél, date de réservation
- Sélection multiple – en vue, un jour, d’ouvrir plusieurs commandes en même temps !
La commande et le fichier clients
- Commande plus lisible au format unique : elle combine les avantages de la commande dite rapide et de la commande détaillée de Sirius – qui permet la sélection de ce qui est à traiter
- Une zone plus lisible de la commande dédiée aux paiements
- Un mode historique devrait permettre de visualiser plus facilement les éventuels spectacles supprimés d’une commande
- Une commande type « rapide » avec des touches de différentes tailles
- Une paramétrage des touches plus simple, sans ligne de code
- Techniquement, afin de limiter le temps d’affichage, le fichier est chargé dans le navigateur « à la demande »
La doc dans Zéphyr
Zéphyr permet un accès simplifié à une documentation liée à l’outil interrogé.
Cette doc est affichée dans un panneau latéral à droite de l’écran de Zéphyr et comporte une fonction de recherche multi-critères servant à retrouver précisément les explications relatives à un terme, une fonction, un élément de l’outil interrogé.
Mardi Matinées studieuses
Comme à l’accoutumée, le Forum Sirius consacre sa deuxième journée à faciliter les échanges, vous instruire mais aussi recueillir vos retours d’expériences, avis, idées.
Apprentissages et mises en situation participatifs
Matinée studieuse 1 : Apprentissages et mises en situation participatifs – Studio de danse
Les règles : délivrer rapidement informations, astuces, méthodes, bonnes pratiques à une assistance dont les usages de Sirius – billetterie, compta, comm’, RP – sont très variés.
Répartis en 5 équipées de 6 participants pour encourager la participation, le seul enjeu était d’en apprendre un maximum.
Les animateurs de cette matinée d’apprentissage étaient : Marie-Hélène, Mai-Hien, Alexis, Aurélien, David, Jérôme.
Consultez ci-dessous les questions, problématiques soulevées durant ces 3 heures d’apprentissage tous azimut.
Les réponses et explications détaillées concernant les sujets abordés seront accessibles dans notre doc en ligne. Vous y accédez sans code ni mot de passe en passant par Sirius (Système/Forumsirius/La DOC en ligne).
Voir les questions
*COURSE DE FOND – FICHIER => Savoir accéder au bilan billetterie et cocher « avec contact » pour obtenir le bilan des contactes reliés à cet Organisme |
*CONTRE LA MONTRE – VENTE EN LIGNE =>Savoir faire un calendrier selon la clé « festival » + faire un « Calendrier Orion » + Autoriser son calendrier |
*COURSE DE FOND – CHIFFRES => Savoir utiliser la maquette CaCliNew à partir du fichier client (maquette « en ligne ») |
*CONNAISSEZ-VOUS LES REGLES ? – PARAMETRAGE => Savoir créer un nouvel émetteur de paiement (Paramétrage non-saisonnier, Gestion des commandes, Emetteur) |
*C’EST VOUS L’ARBITRE – COMPTA =>Savoir utiliser l’état Vbannciv et comprendre la sélection des transactions selon la saison des spectacles ou la période de vente |
*COURSE CONTRE-LA-MONTRE – CHIFFRES => Savoir aller chercher les maquettes Lssolde ou LsAvoir à partir des commandes |
*CONTRE LA MONTRE – EMAILING =>Comprendre pourquoi une fiche n’a pas été destinataire d’un envoi d’emailing, savoir comment comment envoyer un emailing à une seule fiche |
*COURSE DE FOND – CHIFFRES – bilan des commandes => Savoir faire une sélection tous les paiements en émetteur « Pass culure », en passant par les commandes et utiliser les étate CMDfreq_ ou BilFilTar |
*DEPISTAGE ANTI-DOPAGE – DOUCHETTES => La réponse est oui, je peux continuer à vendre après le début du contrôle : les douchettes contiennent aussi tous les billets potentiellement éditables au dernier moment (affichent « Billet dernière minute »). |
*CONTRE LA MONTRE – FICHIER =>Savoir faire un envoi de SMS + savoir faire un filtre croisant le critère « a réservé/acheté sur une séance » + n’a pas de portable. |
*C’EST VOUS L’ARBITRE – FICHIER/FILTRE => Savoir faire cette recherche, savoir créer rapidement un calendrier via l’outil de recherche |
*CONTRE LA MONTRE – COMPTA =>Savoir identifier la raison de la présence de commandes « au coffre » (cf avoir, compte client non soldé et billet non édités). Savoir éditer un coupon de réglarisation. |
*C’EST VOUS L’ARBITRE – VENTE EN LIGNE =>Savoir accéder aux Coulisses, au calendrier spécifique et associer un visuel ou un texte à un spectacle. |
*CONNAISSEZ-VOUS LES REGLES ? – PARAMETRAGE =>Savoir aller dans le paramétrage non-saisonnier pour associer un contexte à un opérateur. |
*CONNAISSEZ-VOUS LES REGLES ? – Paramétrage/Vente en ligne =>Connaître la règle par défaut concernant l’arrêt automatique des ventes, savoir redéfinir l’arrêt automatique pour toutes les séances |
| *C’EST VOUS L’ARBITRE – PARAM/chiffres L’état Recette m’affiche un taux de TVA qui n’est pas bon (cf variable TVA) =>Savoir où se modifie un taux de TVA (règle de passage du taux à 5.50 au-delà de 140 représentations) |
*CONNAISSEZ-VOUS LES REGLES ? – VENTE EN LIGNE =>Savoir passer le site en off depuis les Coulisses |
*C’EST VOUS L’ARBITRE – BILLETTERIE/CAISSES =>Savoir modifier un moyen de paiement en retournant dans une caisse passée. |
*C’EST VOUS L’ARBITRE – PARAM WEB =>Savoir aller vérifier les variables du paramétrage qui pourraient être impliquées : OrionLOC, OrionOVL, OrionADV |
*C’EST VOUS L’ARBITRE – PARAMETRAGE/VENTE EN LIGNE => Savoir repérer une erreur de définition de tarif dans mon paramétrage (en l’occurrence, ce spectacle est gratuit, or, on a envoyé en ligne uniquement les tarifs plein et réduit). |
Voir les Bonus
DEMO EMAILING Comment lier une réservation à une campagne d’emailing ? à un lien facebook ? |
DEMO CONTEXTE PREPARER SES ABONNEMENTS 24/25 |
DEMO ETAT l’état @lsclispec |
DEMO PARAMETRAGE Mettre en place une liste d’attente en ligne => savoir paramétrer OrionATT |
Discussions thématiques et échanges d'expériences
Matinée studieuse 2 : Discussions thématiques et échanges d’expériences – salle Louis Rioux
Les discussions ont permis d’aborder quatre sujets représentatifs des problématiques d’actualité au sein des billetteries, et d’aborder des réflexions qui dépassent une vision purement « logiciel » de la billetterie.
Les animateurs étaient Alexandre, Cyril, Inès, Jean-Marie, Emmanuel, JC, Laurent et Tom.
Consultez le détail des réflexions et échanges.
Offres et opérations promo
Nous avons essayé de parcourir l’ensemble les possibilités qu’offre Sirius, des plus simples aux plus évoluées, permettant de concocter, à l’attention d’un public plus ou moins choisi (le plus vaste possible ou, au contraire, trié sur le volet), de conditions particulières d’achat en ligne.
Par exemple pour une offre Black Friday, une opération « 1 place achetée une place offerte », des tarifs dernière minute, -15% sur le deuxième spectacle, les invitations à la générale, etc…
– certaines opérations peuvent être gérées en modifiant temporairement les tarifs proposés en ligne, puis, l’opération passée, en réaffichant les tarifs habituels (pilotage de la variable OrionDEF)
– nous sommes revenus sur la nouvelle possibilité présentée en plénière, de générer des codes promo. Basé sur un tarif A, classique, que les internautes trouveront côté vente à l’unité, il vous suffira d’envoyer en caché (avec le + devant) le tarif promotionnel +B sur les séances souhaitées. Si l’internaute choisit le tarif A et qu’il connait le code promo (qu’il sera invité à saisir au stade du récap panier), son tarif A sera automatiquement transformé en tarif B, avant paiement.
– la tribu: l’internaute choisit un tarif alléchant visible en ligne, il se fait demander un code, il a le code, il passe. Il n’a pas le code, il doit prendre un autre tarif
– le module offre (payant): seule possibilité de proposer une stricte limitation du nbre de places maxi (par panier, par mail, par spectateur préidentifié), de décider de combien de temps l’offre s’applique, sur quelles séances, sur quelle réserve, etc.
– les formules : dès lors qu’un contrôle doit être exercé entre séances (2 places pour tel spectacle donnent droit à 1 place sur tel autre) il faut faire appel au SAV pour fabriquer le lien et tester les règles.
Selon les besoins, vous êtes plus ou moins autonomes dans la fabrication de ces offres. N’hésitez pas à nous consulter !
S’en sont suivis un certain nombre de témoignages intéressants sur l’utilisation faites de ces notions par le théâtre de la Croix-Rousse, les Subsistances, le théâtre de Grasse. On s’aperçoit que les retours sont non négligeables, notamment pour fidéliser les spectateurs ou pour les séances dont le remplissage est un peu à la peine.
Le BV
Intro
Présent depuis de nombreuses années le billet électronique connaît une très forte croissance depuis l’ère « COVID » et post « COVID » dans le spectacle vivant.
Les spectateurs sont demandeurs de ce mode de retrait leur permettant d’être autonome sur l’accès à leur billet.
C’est tendance, c’est dans l’air du temps…
Du point de vue Sirius
Billet électronique
Le billet électronique fait partie d’un module (je ne rentre pas en détail dans toute la mise en place du projet) dont voici les principaux éléments : billet électronique + QR code sur les billets thermiques + matériel de contrôle.
Il s’agit d’un mode de retrait supplémentaire accessible aux spectateurs au moment de la réservation, selon les conditions appliquées (exemple pas de e-billet sur le hors-les-murs, pas de e-billet sur un événement particulier, pas de e-billet sur des tarifs…).
Sur ce dernier point (le « pas de e-billet sur des tarifs ») il est à préciser qu’il existe une solution intermédiaire avant l’interdiction du billet électronique sur les tarifs, il s’agit du billet électronique « différé ». Dans cette solution les spectateurs seront invités à envoyer leur justificatif par mail à la billetterie avant que l’opérateur Sirius, une fois le justificatif validé, génère le billet électronique.
Qui dit billet électronique ne dit pas exclusivité sur le site de vente en ligne, il est tout à fait possible pour les opérateurs Sirius de générer des billets électroniques depuis le guichet.
Nouveauté : la pochette et l’accès à ses e-billets depuis son compte client (NIVEL)
Contrôle
Le billet électronique implique obligatoirement un dispositif adéquat pour le contrôle : les terminaux de contrôle (douchettes / scanettes / zapettes).
Depuis un peu plus d’un an nous proposons des terminaux plus modernes de type smartphone et permettant d’envisager des évolutions techniques et graphiques liées à ce nouveau matériel.
Deux modes de fonctionnement : autonome ou connecté (réel)
- Le mode autonome s’adapte lorsque vous ne disposez pas d’un réseau Wifi (pour les festivals, si bâtiment de France, impossibilité technique, lieu extérieur). Mode simple à mettre en œuvre (dans 95% des cas je n’ai même pas besoin d’embêter votre service informatique – et ça c’est bien) et bénéficiant d’une prise en main simplissime. Au minimum 1 terminal – cela peut être plus mais elles ne discuteront pas ensemble. Le suivi du contrôle ne pourra pas être réalisé en temps réel sur le poste de billetterie.
- Le mode connecté (réel) est un mode plus complet mais nécessitant des besoins réseau (principalement Wifi) ainsi il sera nécessaire de solliciter le service informatique puisque nous allons nous greffer sur le réseau (bien entendu il y a des prérequis à respecter). Plus complet car il est possible de suivre en temps réel le remplissage de la salle et les terminaux dialogueront ensemble.
pour terminer Revendeurs – un grand projet de simplification / modernisation. Nous allons améliorer l’expérience utilisateur pour l’intégration des fichiers revendeurs mais également le retour dans Sirius.
Les témoignages
Questions / réponses
Pass Culture
L’interface est mise en place pour synchroniser les offres collectives Pass Culture Sur Sirius et sur l’interface en ligne du Pass.
La publication, la modification (jusqu’à 48 h après le spectacle), la suppression et le suivi du statut sont possibles dans Sirius.
Demandes de modifications :
- Les utilisateurs demandent de pouvoir saisir une date limite de validité, qui pour l’instant est renseignée par défaut (option possible en saisie manuelle) ;
- Le spectacle pourrait apparaitre dans le nom de l’offre en plus de la commande et du nom du professeur ;
- Un mail supplémentaire serait idéal dans le suivi des statuts ;
- Les utilisateurs demandent de pouvoir publier les offres en cliquant sur un choix simple et pas forcément sur le bouton Pass Culture ;
- Les lieux équipés de multi-institution (numéro de Siret différent) sur un même Sirius sont pour l’instant bloqués sur la synchronisation.
Communiquer et fidéliser son public
La Fidélisation et la communication :
La fidélisation reste un point essentiel de la période post-covid.
Beaucoup de nouveaux spectatrices et spectateurs sont arrivés dans nos salles mais ils restent plus volatiles (études à l’Arc du Creusot).
Des études ont démontré que ces nouveaux spectateurs, venus une fois, sur une tête d’affiche, ne reviennent pas la saison suivante à 80 %, malgré une satisfaction de l’expérience à 95% (étude comportement du nouveau public à l’Opéra National de Bordeaux).
Les adhésions, sans minimum de places, ont gagné du terrain par rapport à l’abonnement avec engagement sur les spectacles, d’où une information régulière pour déclencher la réservation de place.
Le magazine La Scène avait relayé une enquête qui démontrait que les spectateurs/spectatrices avant COVID, qui n’étaient pas revenus dans nos salles, déclaraient majoritairement qu’ils avaient « perdu l’habitude de sortir ».
Bref, comment les fidéliser en communiquant avec eux ?
Les spectateurs habituels et les primo-spectateurs doivent revenir dans nos salles et surtout régulièrement.
Ces primo-spectateurs doivent se souvenir du lieu et pas seulement de l’artiste (“je suis allé au théâtre de la Ville voir Machin” et pas seulement “je suis allé voir Machin”).
Une confiance doit s’instaurer pour renforcer l’attachement à la structure.
LA Communication favorite, Les mailings sont devenus le média favori pour la communication mais nos courriels sont-ils vraiment reçus, lus et aboutissent-t-ils à une réservation ? le coût écologique est-il négligeable ou bien réel ( 1,4 milliard de mails sont reçus par jour en France) ?
Beaucoup n’arrivent jamais, 15% atterrissent dans les spams (camailtooltester).
67% des personnes ont créé des boites mail fantôme pour les pubs ou les opérations commerciales (mindbuy).
Environ 40 % des mails sont ouverts dans le domaine de la culture et du divertissement (Mailshimp).
Mais depuis 2 ans le taux d’ouverture est à prendre avec des pincettes : tous les mails reçus par l’application Mail d’un iPhone ou Mac sont considérés comme lus pour plus de confidentialité alors qu’ils ne le sont pas forcément.
Et seulement 3 % reçoivent un clic (Indépendant).
« Trop, c’est trop » :
« je suis débordé de mails, plus de 300 par jour »
« j’ai l’impression d’écoper la mer à la petite cuillère »
« je les survole, je ne les ouvre plus, je me contente de supprimer en masse »
En conclusion, comment se faire entendre, comment « exister », comment réenclencher la réservation ?
La brochure papier, peu économique et peu écologique mais toujours très appréciée. Les spectateurs se l’approprient, elle donne le déclic sur un visuel, un titre, des artistes, une vue d’ensemble sur la saison, on choisit, on trie et passe à la réservation des spectacles.
Il faut donc la limiter, la transmettre à nos fidèles spectateurs/spectatrices et demander à tous leur validation pour cette communication papier « de luxe ».
La relance par lettre, flyer, le code promo reçu par courrier est démodé, hors du temps, décalé ou alors, cette relance courrier est-elle une lutte contre la fracture numérique, pour l’accès à tous à la culture.
Dans certaines structures, 25% des commandes sont réalisées par téléphone, 26% au guichet.
Seulement 10 % de ces spectateurs commanderont par Internet. (étude Opéra National de Bordeaux).
Le SMS particulièrement efficace, très bien distribué, reçu à 98% (blog Sarbagane) était réservé à la communication d’urgence (annulation, horaire ou lieux exceptionnel). Il était considéré comme intrusif mais bien identifié par les spectateurs/spectatrices, il devient le lien que nous avions perdu, le petit signe qui fait passer à la réservation. Reste le coût non-négligeable et le retour sur investissement à contrôler, à tester.
Bref, on trie, on filtre, on limite pour solliciter nos cher(e) spectateurs/spectatrices. On fait son maximum pour communiquer avec la bonne personne par le moyen le plus efficace pour elle.
Il faut mieux cibler les communications par mail et les limiter aux mails qui ont vraiment une valeur.
Et surtout on suit les ouvertures, les désinscriptions, les ventes finales.
On observe, on analyse, on compte nos primo-spectateurs.
A la fin de la table ronde ? Quelques outils si pas abordés :
*Etudes sur le public :
Questions : Comment communiquer avec ces nouveaux spectateurs/spectatrices (pas seulement les nouveaux)? Pourquoi sont-ils venus la première fois ? Comment les intéresser au lieu et à sa programmation ?
- Enregistrer une action dans la fiche lors de l’envoi d’une communication papier, SMS et Mail pour pouvoir suivre si des spectateurs/spectatrices ont réservé ensuite
- Gérer l’inscription à la réception de la brochure avec les « envois »
- Suivre le taux de désinscription (si c’est toujours possible ?) pour voir si on dépasse les 0,25% moyen sur certains types d’emailings
– Nouvel état Marie-H élène sur les primo-spectateurs CAClinew_
– Essayer un mail de r-> Attention aux désinscriptions, quelqu’un qui se désinscrit d’une info SMS ne recevra plus les communications urgentes.
- Communication d’après spectacle , Remerciement + “vous aimerez aussi” aux primo-spectateurs après la fin d’une tête d’affiche.
Ambiance Forum
Accueil en salle
L’installation des participants dans la salle à l’italienne du Théâtre Municipal s’est fait avec un accompagnement visuel et sonore (Les Chariots de Feu de Vangelis – thème J.O oblige !)
il y a 80 participants inscrits au Forum correspondant à 43 structures en provenance de la France entière.
Le quizz
Le traditionnel Quizz Sirius s’est déroulé le lundi soir au restaurant 18B, institution de la ville située Place Nap’.
20 questions, 20 équipes. Deux équipes ont été désignées vainqueurs le lendemain, lors du cocktail déjeunatoire au Bar Monkey Place de l’hôtel Mercure.
Les gagnants étaient :
- Maryline du Centre Culturel Georges Brassens à Avrillé
- Alain du Théâtre de Caen
- Audrey du Théâtre Romain Rolland de Villejuif
- Constance de La Coursive à La Rochelle
- Manica du Moulin du Roc à Niort
- Frédérique de l’Office de Tourisme de Biarritz
- Mathilde du Théâtre André Malraux de Rueil Malmaison
- Marine du Théâtre de la Croix-Rousse à Lyon
- Ingrid du Parvis à Tarbes
Les gagnants reçoivent après le Forum bouteilles de champagne et produits locaux.
Mug cadeau Sirius 2024
Comme à chaque Forum, l’équipe Sirius aime à remercier tous les participants par un petit cadeau.
Cette année, le visuel du mug représente de petits sportifs, chacun associé à une lettre du mot Sirius.
Dans un monde parallèle
… Un autre visuel pour le mug 🙂
Vidéo
Retour en vidéo sur ces deux journées du Forum Sirius à La Roche-sur-Yon !
Encore un grand merci aux équipes du Grand R ainsi qu’à tous les participants !